补助金管理常见问题
我得到了一笔补助金! 现在?
祝贺你! 管理拨款有很多方面，所以第一步是安排 启动会议 与我们的拨款会计师罗德里戈·弗洛雷斯. 除其他事项外，本次会议将讨论:
- 在工作日用你的补助金工作
- 管理及控制拨款
- 技术报告要求
- 合规
我什么时候可以开始寄奖状?
一些赞助商允许在您的协议开始日期前90天进行奖励前支出. 所有奖励前费用均由院校承担风险(如.e., 如果由于任何原因接受者没有获得奖励，或者奖励低于预期，不足以支付这些费用，联邦奖励机构没有义务偿还这些费用)。. 因此, 拨款会计师必须在联系拨款机构批准前批准拨款前的费用.
我收到了联邦拨款，我可以将费用从一个预算项目转移到另一个预算项目吗?
在大多数情况下，是的. 一些联邦机构可能要求对某些预算类别或情况进行预算修订之前获得批准，包括:
- 任何预算类别的变更超过10%
- 增加原预算中未包括的下列任何项目
- 基本设备(购置成本≥5000美元)
- 对其他实体的次级奖励
- 将预算资金从参与人支助费用重新分配到任何其他费用类别
- 除非在申请中有描述，并在批准的奖学金中得到资助, 的subaward, 转移, 或根据奖励将任何工作承包出去, 可能需要事先批准. 这不适用于购买供应品、材料、设备或一般支持
如需修订预算，请提交 预算拨款申请 给商务办公室的罗德里戈·弗洛雷斯 roflores@sheep-lovely.com.
如果项目是相关的，我可以从我的联邦拨款中转移资金到另一个拨款中吗?
不，你不能将资金从一个助学金转移到另一个助学金. 您可以处理成本转移请求, 将费用从一个拨款转移到另一个拨款以纠正错误. 请注意，成本转移是审计过程中高度考验的交易之一.
我的助学金快到期了，但是这个项目还没有完成. 我可以要求延期吗?
大多数授予机构允许一个被授予人批准, 一年免费延期(NCE), 以及nsf批准的第二次一年延期，以确保在现有资金范围内充分完成最初的工作.
我如何申请免费延期?
- 在研究.输入您的请求和理由，然后“发送到AOR”提交
我什么时候应该申请免费延期?
- 获得资助人批准的NCE必须在资助期结束前至少10天，不超过12个月提出申请.
- nsf批准的NCE必须在资助期结束前至少45天提交
提交免费延期的有效理由是什么?
- 需要额外的时间来确保完成原来的项目范围
- 延迟雇用适当的人员，或延迟生产或运送关键设备/用品
- 因重要人员生病或受伤而损失的时间
- NB:延期 可能不 仅为使用未动用的资金而行使.
可以修改我的预算吗?
P.I.可能会发现有必要修改他们的拨款或合同预算. 有些情况需要机构事先批准. 请参阅 预算修订政策(PDF) 和研究.政府 指令 有关预算修订的详细信息.
我需要在联邦拨款下购买设备，是否有任何库存跟踪要求?
是的. E任何等于或大于5 000美元的设备都需要进行设备资产清查. 该太阳2注册平台有责任维护这份清单. 看到 设备库存政策. 设备库存记录应包括:购买日期, 购买金额(含销售税), 运费及/或安装费), 设备的物理位置(建筑和房间号), 设备的型号/序列号, 帐号(s), 收费购买(如果与赠款购买), 须提供资助人和主要研究人员的名称), 设备状况, 联邦参与成本的百分比, 和唯一的太阳2注册平台ID标签号码(这也应附在设备上). 所有设备采购记录必须保存到设备处置完毕. 处置学院设备(无论是资本化的还是非资本化的)时，请与商务办公室联系，以便进行适当的会计处理. 如果处置包括出售设备，则可能征收销售税.
我正在预订国际航班，这将被记入我的联邦补助金, 有什么限制吗??
是的，联邦资助接受者必须遵守美国飞行法的规定. 《太阳2注册平台》(Fly American Act)规定，国外航空旅行必须在美国境内进行.S. 旗帜航空公司，除非特殊情况符合例外. If, 这些规定没有得到满足, 国外旅行将不会由联邦资助的补助金/合同报销. 了解更多太阳2注册平台美国飞行法和合格例外的信息, 请访问学院院长网站上的助学金管理页面.
我如何监督我的助学金的开支?
登录到工作日财务和在搜索栏输入- HMC外部拨款预算到实际. 您将被要求输入您的资助编号，应该以GR51XXXX开头，以及您引用的奖励期. (为了获得剩余的资金总额，请进入奖励期的最后一年.)
太阳2注册平台预算vs的问题. 实际问题可以直接问商务办公室的罗德里戈·弗洛雷斯，地址是 909.607.0352 或电邮至 roflores@sheep-lovely.com.
我听说，为了用联邦基金的拨款向供应商支付商品或服务, 卖方必须经过核实，以确保其未被禁止或暂停接受联邦资金, 这是真的吗??
是的, 使用联邦资金购买商品或服务时, 首席研究员必须确保被选中为拨款提供商品或服务的供应商不会被暂停或被禁止接受联邦来源的资金. 在Workday中，供应商被称为供应商. 当在Workday中处理收取联邦拨款的供应商发票时，发起人需要搜索供应商是否被排除在联邦资金之外. 如果供应商没有出现在搜索中, 供应商有资格获得联邦资金, 如果供应商出现在搜索中, 供应商没有资格获得联邦资金. 在提交发票并向赠款收取费用之前, 发起人必须证明供应商不在排除实体(暂停和禁止)名单上. 另外，供应商可以通过到 山姆除外 网站.